IT-технологии в диетологии. Автоматизация учета в системе лечебного питания, отчетности.

авторы:

Оглавление:

Компьютерные технологии давно используют в медицинской среде, например в электрокардиографии, рентгенологии, эндоскопии, ультразвуковых исследованиях, лабораториях. Что же касается программ, позволяющих автоматизировать предметноколичественный учет в системе лечебного питания, то до недавнего времени в учреждениях здравоохранения и социального развития особо не торопились с их внедрением. Необходимость перехода на новый формат работы в автоматизированном режиме возникла в связи с обновлением законодательной базы (выход Федерального закона от 29.11.2010 № 326-ФЗ [ред. от 03.12.2011] «Об обязательном медицинском страховании в Российской Федерации», Федерального закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации») и появлением в субъектах Федерации региональных программ модернизации здравоохранения. Внедрение автоматизированных информационных систем, в соответствии с законодательством РФ, должно стать основой формирования прозрачности в системе расходования финансовых средств и анализа качества оказания медицинской помощи.

IT-технологии

IT (сокращение англ. словосочетания Information Technology, в переводе на русский язык – информационные технологии) – общий термин, применяемый ко всем машинным технологиям коммуникации. Автоматизация учреждений – наиболее широко осуществляемая форма информационной технологии, имеющая важнейшее значение для их организации и опыта работы. Данный вид технологии также упорядочивает поток информации (за счет информационных систем) и используется в управлении и координации действий предприятий.

Источник: Д. Дэвид, Джери Дж. Большой толковый социологический словарь, 2001 г.

Автоматизация производственных процессов учета в системе лечебного питания

При рассмотрении вопроса о применении современных информационных программных комплексов для организации предметно-количественного учета в системе лечебного питания необходимо выделить основные проблемные позиции, которые требуют автоматизации производственных процессов.

Организация лечебного питания в лечебно-профилактическом учреждении (ЛПУ) не ограничивается правильным назначением диеты, она включает в себя ряд задач, не имеющих прямого отношения к медицинской деятельности. Необходимо выделить основные этапы этого процесса:

• организация общей системы документооборота;
• оборот и учет продуктов питания на уровне продуктового склада, бухгалтерии, пищеблока;
• отпуск продуктов питания в производство, переработка, списание;
• приготовление лечебных рационов;
• контроль качества готовой пищи в ЛПУ, соответствие химического состава и калорийности требованиям нормативных документов;
• контроль санитарно-гигиенического состояния пищеблока и медперсонала;
• назначение лечебного рациона в соответствии с требованиями действующих приказов и выписка питания для больных в ЛПУ (в приемном отделении, отделениях больницы, пищеблоке).

Первый этап организации лечебного питания – учет продуктов питания.

Этот процесс начинается с правильного оформления заказа необходимого количества диетических продуктов питания и специализированных смесей, в том числе смесей белковых композитных сухих.

Процесс размещения заказов достаточно трудоемкий, и для его осуществления необходимо применять автоматизированный предметно-количественный учет.

В процесс автоматизации этапов организации лечебного питания должны быть включены процедуры закупки продуктов питания. В соответствии с положениями Федерального закона № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» при размещении заказов на поставку продуктов питания медицинским учреждениям (государственным и муниципальным) необходимо подготовить ряд документов, определяющих объем продуктов и конкретный состав на установленный период:

• перечень продуктов питания, которые утверждены Советом по лечебному питанию для составления лечебных рационов в соответствии с действующими ведомственными приказами;
• ежемесячный расход продуктов питания, в том числе специализированных;
• расчет ежемесячной потребности в смеси белковой композитной сухой для проведения коррекции химического состава диетических блюд или организации дополнительного питания.

Иными словами, процесс автоматизированного контроля наиболее важен для соблюдения правильного оформления всех товаросопроводительных документов.

Следующий этап учета продукции – контроль за поступлением в учреждение продуктов питания, т. е. их оприходование. Они должны быть своевременно поставлены на учет и полностью оприходованы на склад медицинского учреждения. Процесс автоматизированного контроля наиболее важен для проведения этих операций. Он является неотъемлемой частью программного обеспечения еще и потому, что в учреждении в процессе приемки продуктов питания формируется их фактическая стоимость.

Особо важные этапы. Отчетности по движению продуктов питания 

Отпуск продуктов питания со склада на пищеблок, формирование отчетности по движению продуктов питания, их списание и контроль сохранности продуктов питания также необходимо обеспечить в соответствии с нормативными документами и оформлением отчетности, что практически невозможно сделать без автоматизации всех этапов.

Предоставление отчетности по движению продуктов питания – один из особо важных этапов организации лечебного питания. Происходит он следующим образом: заведующий складом (кладовщик) обязан представить в бухгалтерию товарный отчет, в котором отражается остаток продуктов питания на начало отчетного периода (согласно срокам документооборота) в стоимостном выражении, стоимость продуктов, поступивших за этот период, стоимость продуктов, выданных в производство, остаток продуктов на конец отчетного периода. Списание продуктов питания проводится бухгалтерией совместно с ответственными за хранение продуктов на складе.

Необходимо отметить, что весь процесс отпуска продуктов питания со склада на пищеблок проводится только на основании перечня документации пищеблока для выписки питания и контроля за качеством готовой пищи в ЛПУ, утвержденного в приказе Минздрава РФ от 5 августа 2003 г. № 330 «О мерах по совершенствованию лечебного питания в лечебно-профилактических учреждениях Российской Федерации» (с изменениями от 7 октября 2005 г., 10 января, 26 апреля 2006 г.), и проводится в соответствии с представленными документами по движению пациентов.

Обязательным этапом учета в каждом медицинском учреждении является контроль сохранности продуктов питания.

Автоматизация всех упомянутых процессов является основой для быстрого и эффективного проведения инвентаризации как меры контроля за рациональным расходованием финансовых средств и продуктов питания для формирования лечебных диет.

Ревизия продуктов питания

Основным рычагом контроля является проведение в местах хранения продуктов питания инвентаризации (ревизии). Порядок ее проведения регламентируется Методическими указаниями по инвентаризации. График инвентаризаций, в котором указываются перечень объектов, подлежащих инвентаризации, и дата ее проведения, утверждается руководителем организации. Для проведения инвентаризации приказом руководителя учреждения назначается комиссия, председателем которой может быть или руководитель учреждения, или его заместитель. Членами инвентаризационной комиссии могут быть представители администрации учреждения, работники бухгалтерской службы и другие специалисты. В ходе инвентаризации комиссией может быть выявлено несоответствие фактического наличия продуктов питания данным бухгалтерского учета, то есть обнаружены излишки или недостача продуктов питания.

Важным моментом в системе контроля и анализа остатков продуктов питания является контроль за естественной убылью продуктов питания. Естественная убыль товарно-материальных ценностей – это потери (уменьшение массы товара при сохранении его качества в пределах требований [норм], устанавливаемых нормативными правовыми актами), являющиеся следствием естественного изменения биологических и/или физико-химических свойств. Естественную убыль продуктов питания определяют при хранении, транспортировке.

Для определения допустимой величины потерь от недостачи и/или порчи в целях списания продуктов питания в налоговом и бухгалтерском учете применяются нормы естественной убыли, разработанные с учетом технологических условий хранения и транспортировки продуктов, климатического и сезонного факторов, влияющих на естественную убыль. Данный механизм реально воспроизводим только при полной автоматизации процесса и особенно важен при выявлении недостачи продуктов питания в ходе инвентаризации.

Автоматизация документооборота

Отдельно стоит рассказать и о порядке определения необходимого количества питания для больных в ЛПУ, утвержденном приказом Минздрава РФ от 5 августа 2003 г. № 330 «О мерах по совершенствованию лечебного питания в лечебно-профилактических учреждениях Российской Федерации» (с изменениями от 7 октября 2005 г., 10 января, 26 апреля 2006 г.) (Приложение № 4). Этот процесс состоит из следующих этапов:

1. Назначение лечебного питания.
2. Внесение диеты в историю болезни и одновременно в сводный заказ на всех поступивших больных, который направляется на пищеблок в установленное время.
3. Учет диет, количества больных и их распределение по диетам.
4. Составление порционника на питание больных.
5. Составление сводных сведений по наличию больных, состоящих на питании в лечебно-профилактическом учреждении, которые сверяются с данными приемного отделения.
6. Составление меню-раскладки, требования на выдачу продуктов питания со склада (кладовой). Меню-раскладка составляется согласно сводному семидневному меню с учетом среднесуточного набора продуктов питания, ежедневно утверждается главным врачом учреждения и подписывается врачом-диетологом, бухгалтером, зав производством (шеф-поваром). В меню-раскладке в числителе проставляется количество продуктов питания для приготовления одной порции каждого блюда, в знаменателе бухгалтер (калькулятор) указывает количество продуктов, необходимых для приготовления всех порций данного блюда.
7. Контроль выдачи отделениям рационов питания, буфетной продукции (масла, хлеба, чая, соли и др.) непосредственно со склада (кладовой).

На каждое блюдо, приготовленное в лечебно-профилактическом учреждении, составляется карточка-раскладка.

Автоматизированные программы в системе лечебного питания. Выбор есть

На рынке представлено большое количество автоматизированных программ, с помощью которых возможно решать различные задачи: калькуляцию расходов, составление врачом-диетологом карточек-раскладок, меню-раскладок, учет продуктов питания, организацию предметно-количественного учета в системе лечебного питания. Производители этой продукции в основном российские компании: «1C Медицина» («Диетическое питание»), «Парус» («Учет продуктов питания»), «МедКомТех» («Диетическое питание»), «Волга-Мед» (ИС «Флагман-Медицина», программа «Лечебное питание»). Отличия между программами этих компаний значительные и зависят, прежде всего, от поставленных перед специалистами по лечебному питанию локальных или общесистемных задач.

О том, что же собой представляет автоматизированная информационная система (направлена ли она на повышение эффективности и качества оказания медицинской помощи, способствует ли грамотному расходованию финансовых ресурсов), расскажем на примере работы программы «Лечебное питание» компании «Волга-Мед». Это система предметно-количественного и персонифицированного учета продуктов питания в медицинских учреждениях (см. www.medflagman.ru). Стоит отметить, что это достаточно известное программное решение. Программа представлена на рынке с 2007 г. и уже установлена более чем в 100 лечебных учреждениях здравоохранения РФ. Например, в Саратовской области она используется как базовая для всех лечебно-профилактических учреждений.

Отличительные особенности системы:

• простой функционал программы, не требующий от диетолога или диетсестры специальных навыков работы с компьютером;
• для полнофункциональной работы достаточно одного компьютера, хотя существует и многопользовательская версия;
• наличие адаптированной картотеки диетических блюд (нескольких вариантов диет), рекомендованных ФГБУ «НИИ питания РАМН» для использования в лечебно-профилактических учреждениях;
• все включенные в состав программы печатные формы соответствуют требованиям Приказа Минздрава РФ от 5 августа 2003 г. № 330.

Программный продукт работает в единой информационной сети (в рамках одного медицинского учреждения) и в удаленном доступе (взаимодействует с программами контролирующих органов [Комитета здравоохранения, ТФОМС и др.]). Также возможно размещение программы на центральном сервере (центре обработки данных) с предоставлением лечебным учреждениям веб- доступа.

Система предназначается для контроля расходов на питание пациентов путем учета движения продуктов питания в ЛПУ, формирования меню пациентов стационарных и других подразделений ЛПУ, подготовки печатных форм утвержденных учетных документов (меню-требований, раскладок медицинской и технологической, раздаточной ведомости, дополнительных заявок на питание), автоматизированной подготовки печатных форм отчетности.

Многопользовательская версия программы предусматривает следующие автоматизированные рабочие места (АРМ):

• «Продуктовый склад» – отражение прихода продуктов питания от поставщиков, отпуск на пищеблок по меню-требованию, проведение инвентаризаций, контроль остатков продуктов питания по срокам годности, составление отчетов.
• «Диетолог» – формирование семидневного меню по диетам и сезонам, формирование самостоятельно или на основе электронных заявок из отделений дневного меню (основного и дополнительных), настройка расписания приемов пищи, этапов ежедневного расчета лечебного питания, формирование меню-требования на продуктовый склад, формирование листа учета продуктов питания на пищеблоке, формирование раздаточной ведомости на отделения, ведение картотеки блюд, составление отчетов.
• «Пищеблок» – отражение прихода продуктов питания от поставщиков и с продуктового склада, приготовление блюд по дневному меню с одновременным списанием продуктов питания, отпуск готовых блюд в отделения, формирование отчетов.
• «Медсестра отделения» – формирование общих и индивидуальных заявок на питание пациентов отделения по диетам и видам деятельности, регистрация факта отпуска на пациента запланированного объема питания, своевременное снятие больных с питания во время пред- и послеоперационного периода и на время использования искусственного питания, фиксация других действий.

Подтверждение эффективности автоматизированных информационных систем для учета расходования финансовых средств в системе ОМС

Как уже говорилось, автоматизированные информационные системы применяются в том числе и для учета расходования финансовых средств в системе ОМС.

Результаты внедрения программы «Лечебное питание» можно увидеть в табл. № 1. В ней представлены доли расходов на продукты питания в учреждениях с установленной системой в общей сумме израсходованных средств по территориальной программе ОМС ТФОМС Саратовской области в I полугодии 2011 и 2010 гг. Итак, расход финансовых средств составил в I полугодии 2011 г. от 3,7 до 8,2 %, а в I полугодии 2010 г. – от 4,2 до 5,4 %.

В различных ЛПУ произошло снижение доли затрат на лечебное питание в I полугодии 2011 г. в сравнении с аналогичным периодом 2010 г. с 6,4 до 5,3 %. При проведении контрольных проверок установлено снижение финансовых затрат без ухудшения качества лечебного питания в I полугодии 2011 г. по сравнению с аналогичным периодом предыдущего года, которое составило 1642,3 тыс. руб., или 1,1 %.

Введение программного комплекса «Лечебное питание» в ЛПУ позволяет в автоматизированном режиме вести мониторинг химического состава и калорийности используемых лечебных диет, проводить адекватную белковую коррекцию диетических блюд; проводить снятие с питания пациентов в операционные дни и больных, находящихся в отделении реанимации, пациентов, которые находятся на парентеральном, энтеральном питании, пациентов, пропускающих один из приемов пищи при проведении диагностических исследований в первые-третьи сутки госпитализации в стационар.

По итогам проведенного ТФОМС Саратовской области анализа эффективности внедрения автоматизированной системы предметно-количественного учета расходования финансовых средств ОМС (www.praktik-dietolog.ru «Лучшие доклады») экономия финансовых средств в одном ЛПУ составила от 10 до 15 %.

В ходе практического внедрения данной системы возможно своевременно и оперативно получать информацию о ресурсном обеспечении учреждений здравоохранения.

Дальнейшее развитие автоматизированных информационных систем учета финансовых средств ОМС позволит осуществить следующие задачи:

• создание единой базы данных обеспечения учреждений здравоохранения продуктами питания;
• проведение анализа финансового обеспечения объемов и структуры затрат на оказание медицинской помощи;
• формирование объективных показателей, характеризующих выполнение муниципального задания для ЛПУ при организации лечебного питания;
• проведение анализа целевого и рационального расходования финансовых средств ОМС на лечебное питание;
• проведение анализа закупок продуктов питания в денежном и количественном выражении в отдельных ЛПУ и в масштабах региона;
• контроль соответствия организации лечебного питания стандартам лечебного питания;
• проведение мониторинга эффективности деятельности ЛПУ в системе ОМС и оптимизация затрат на продукты питания как в конкретном ЛПУ, так и в масштабах региона;
• создание единого центра контроля выполнения генерального тарифного соглашения;
• оперативное принятие управленческих решений в рамках региона и точное планирование бюджета региона в части затрат на медицинское обеспечение.

Результаты анализа эффективности внедрения автоматизированной системы «Лечебное питание Волга-Мед» на территории Саратовской области официально предоставлены ТФОМС Саратовской области.

Реальная экономия

До настоящего времени во многих медучреждениях при формировании заявки на финансирование не учитывалось наличие различных клинико-статистических групп больных, питание которых назначается индивидуально (или вводятся методы искусственного питания), а также проведение диагностических мероприятий, операционных вмешательств и ряда других манипуляций, во время которых больной должен быть снят с питания.

Прогнозировать финансовую эффективность стало возможным благодаря внедрению в автоматизированный комплекс программ дифференцированного подхода при выборе вида лечебного питания, системы своевременного снятия пациентов с питания. Применяя в работе такие программы, многим учреждениям удается получать реальные результаты, во много раз превосходящие ожидаемые.

В качестве примера можно привести результаты, полученные от полного введения программного комплекса по организации лечебного питания в НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Саратов-II ОАО „РЖД“». Экономия средств на обеспечение продуктами питания только за первый год работы в автоматизированном режиме составила 15,6 % от объема расходуемых в учреждении на лечебное питание средств.

Автоматизация процесса организации лечебного питания позволила данному учреждению вести мониторинг химического состава и калорийности используемых лечебных диет, проводить адекватную белковую коррекцию диетических блюд, своевременное снятие с питания пациентов. Традиционная процедура закупок и списания продуктов питания, которая ранее проводилась на основании предоставления заявки на продукты питания, составленной врачом диетологом (из расчета 100%-го расходования среднесуточного набора продуктов питания на количество всех пролеченных пациентов), приводящая к списанию всех продуктов питания независимо от их фактического расходования, в результате внедрения полного предметно-количественного и персонифицированного учета продуктов питания была заменена на систему закупки фактического объема расходования продуктов питания. В результате изменений сумма ежегодной экономии учреждения составила более чем 800 тыс. руб.

Таким образом, экономическая эффективность введения полного предметно-количественного и персонифицированного контроля над расходованием, назначением и своевременным снятием пациентов с питания составляет не менее 20 % от объема расходуемых в ЛПУ на лечебное питание средств.